Salle des fêtes

 

Règlement pour la location de la salle des fêtes 

 

1 - Principes généraux

La commune de Valojoulx dispose d’une salle des fêtes située au lieu-dit « le bourg » qu’elle met à disposition des particuliers, associations et groupements divers (communaux et extérieurs). Le présent règlement, validé par le Conseil Municipal, fixe les modalités de location de ladite salle.

• 1.1 - Tarifs
• Les tarifs sont fixés par le conseil municipal chaque année.

•  1.2 - La gratuité

La gratuité de la salle est accordée pour toutes les manifestations des écoles du RPI ainsi que pour toutes les associations communales et les réunions du conseil communautaire de la Communauté de Communes de la Vallée de la Vézère, tous les syndicats intercommunaux auxquels adhère la commune.

Un contrat sera malgré tout établi pour toute mise à disposition gratuite de la salle.
Le nettoyage du local « Associations » devra être assuré par l’association qui utilisera les lieux en dernier.

• 1.3 - Caution

Une caution est exigible pour tous les locataires à l’exception des personnes et organismes bénéficiant de la gratuité.

Le montant de la caution est de 500 € (cinq cents euros).

Le chèque de caution n’est encaissé que si le locataire restitue la salle dans un état de propreté jugé insatisfaisant ou si des dégradations matérielles sont constatées.

 

 2 - Réservation

• 2.1 - Conditions générales

La salle communale ne peut être louée qu’à des personnes physiques majeures ou des personnes morales.

Suite à un évènement impondérable la commune se réserve le droit d’annuler la réservation initialement accordée pour satisfaire à ses propres besoins.

• 2.2 - Conditions particulières

Un tarif préférentiel sera fixé pour les habitants de Valojoulx, qui devront justifier du paiement de la taxe d’habitation sur la commune.

• 2.3 - Dossier de réservation

Toute demande de location doit être formulée au moins un mois avant la date de la manifestation auprès du secrétariat de la Mairie de Valojoulx (05.53.50.77.78) au moyen d’un imprimé spécifiquement mis à disposition du demandeur.

Dans l’hypothèse où deux demandes sont faites pour la même date, la réservation sera accordée au premier demandeur.

La réservation définitive prendra effet dès la remise en mairie du contrat signé accompagné des pièces exigées.

• 2.4 - Pièces à fournir

Tout dossier de location de la salle polyvalente doit obligatoirement comprendre les pièces suivantes :

 - Contrat de location dûment rempli et signé par le demandeur accompagné du chèque de règlement.

 - Une attestation d’assurance

 - La demande d’ouverture le cas échéant d’un débit de boisson temporaire

 - Le chèque de caution sera exigé lors de la remise des clés.

 

L'attestation de responsabilité civile, le chèque de caution et le chèque de règlement doivent être obligatoirement au même nom.
 

3 - Mise à disposition du matériel

• 3.1 - Horaires et clés

La location de la salle est possible les samedis, dimanches, jours fériés et en semaine en fonction des disponibilités.

Pour les samedis et dimanches, la salle est mise à disposition le vendredi J-1 l’après-midi à partir de 12 h. Les clés seront remises sur site par le régisseur chargé d’effectuer l’état des lieux d’entrée. Les clés devront être rendues impérativement au plus tard le lundi matin à 12 h, sur site auprès du régisseur chargé d’établir l’état des lieux de sortie.

• 3.2 - Locaux et matériel mis à disposition        

La salle des fêtes mise à disposition est composée à l’intérieur d’une grande salle, équipée d’une scène, d’une cuisine aménagée, d’un local de rangement et deux espaces toilettes et, à l’extérieur, d’une terrasse, un espace toilettes, un parking et espaces verts.

•  3.3 - Liste des matériels mis à disposition
  
• • Dans le local de rangement
  • • 200 chaises, 33 tables individuelles, repliables, un chariot de rangement pour les chaises, balais, lave pont, raclettes.
  • Dans la cuisine
  • • Un lave-vaisselle professionnel, armoire rangement, congélateur, une chambre froide avec rayonnage de rangement, cuisinière 4 feux gaz, un four gaz, un four micro-onde, plans de travail inox.
    • Les produits de lavage pour la vaisselle seront mis à disposition ; aucun autre produit ne devra être utilisé.
    • Vaisselle : 130 couteaux, 130 fourchettes, 130 cuillères à soupe, 130 cuillères à dessert, 130 assiettes plates, 130 assiettes creuses, 130 assiettes à dessert, 130 verres vin, 130 verres eau, 130 flûtes. Batterie cuisine
  •  Sanitaires
  • • Tous les sanitaires sont équipés de distributeurs de papier toilette, de distributeurs de savon liquide, de distributeurs d’essuie main, de poubelles et de balayettes. La fourniture et le remplacement des produits seront assurés par la commune et vérifiés lors de l’état des lieux.
  • Mise en place du mobilier
  • • En fonction de la manifestation, les conditions de mise en place et de rangement du mobilier seront les suivantes :

• Réunions & assemblées : le locataire assurera la mise en place et le rangement des tables et des chaises.
• Banquets & réceptions : le locataire mettra en place le matériel et après la manifestation assurera le nettoyage des tables, des chaises et du sol dans l’intégralité des locaux mis à sa disposition.

• En cas d’utilisation de la terrasse extérieure, les tables et chaises disposées pour la réception devront être rentrées dans la salle et nettoyées par l’utilisateur après la manifestation.
• La scène située dans la salle n’est pas prévue pour recevoir des tables et chaises destinées à toute forme de restauration.

4 - Entretien des locaux

 

L’utilisation de produits de nettoyage agressifs est interdite. Le nettoyage des locaux loués est à la charge du locataire et devra être effectué correctement. Toutes les surfaces en inox du local cuisine devront être lavées à l’eau chaude sans produit récurant ni abrasif avec des éponges souples. Le lave-vaisselle devra être vidé et nettoyé. Les fourneaux devront être vidés et nettoyés. La chambre froide et congélateur devront être vidés et nettoyés.

 

La mise sous tension électrique sera effectuée lors de la remise des clés et suspendue après état des lieux de sortie avec le régisseur.

Les sols devront être balayés et récurés correctement (sauf parquet sur lequel il conviendra simplement d’un balayage), les tables et chaises nettoyées. Tous les déchets seront triés et mis dans des sacs poubelles fournis à cet effet pour ensuite être déposés par l’utilisateur dans les containers situés à proximité de la salle. Le verre sera déposé dans le container à verre. Aucun sac de déchets ne devra être laissé dans la salle ou à l’extérieur.

 

Les abords de la salle louée seront également nettoyés par le locataire.

 

Dans l’éventualité où le nettoyage après utilisation serait absent ou jugé insatisfaisant, suivant le niveau de propreté relevé lors de l’état des lieux de sortie, le chèque de caution ne serait pas restitué au locataire. A noter que ce principe de retenue de la caution sera également appliqué en cas de dégradation par le locataire du matériel, mobilier et /ou locaux.

 

5 - Responsabilité des usagers

 

La salle et l’ensemble du matériel qui s’y trouvent sont placés sous l’entière responsabilité de l’utilisateur quel qu’il soit, qu’il paie ou non un loyer. Pour les associations, les personnes morales, les responsables sont le Président et la personne signataire du présent contrat.

L’utilisateur signataire du contrat devra avoir une police d’assurance garantissant les risques de dégradations de la salle et du matériel au titre de sa responsabilité civile (valeur à neuf). Une attestation de responsabilité civile en cours de validité devra obligatoirement être fournie et annexée au présent contrat. Pendant la durée du prêt, le locataire est responsable des clés qui lui ont été remises et s’oblige à l’interdiction de faire des copies des clés et de les utiliser.

Toute sous-location est interdite.

• 5.1 - Sécurité des lieux     

Le locataire s’engage à respecter et à faire respecter par toutes les personnes présentes dans la salle durant la location, le présent contrat et règlement ainsi que toutes les consignes de sécurité, d’interdiction de fumer et de bonne utilisation du matériel.

Il est interdit de faire des feux de toutes sortes dans la salle, sur le parking et les abords. L’entrée des animaux est strictement interdite.

Le locataire ne devra en aucun cas neutraliser les issues de secours. En cas de non respect, l’utilisateur sera juridiquement et financièrement responsable.

 

L’utilisateur et le régisseur s’engagent  à vérifier la bonne ouverture de toutes les issues de secours de la salle avant la manifestation et durant toute sa durée. Ils s’engagent à la fin de la manifestation à refermer toutes ces portes à clés.

Durant la manifestation, la commune décline toute responsabilité en cas d’accidents, de vols, de dégâts d’objets, de matériels et de vêtements, propriétés du locataire ou du tiers.

Si des biens sont exposés, la commune ne prend pas en charge les dégâts divers pouvant survenir à ces derniers. L’exposant ou l’organisateur devra faire son affaire personnelle de leur garantie.

 

5.2 - Nuisances sonores       

Toute personne ou association de personnes exerçant sur le domaine public ou privé des activités de loisirs susceptibles de causer une gêne pour le voisinage, en raison de leur intensité sonore, devra prendre toute précaution afin que ces activités ne troublent pas la tranquillité du voisinage. Ces activités ne pourront qu’être exceptionnellement limitées dans le temps.

 

Afin de respecter l’environnement de la salle et la quiétude du voisinage, il est formellement interdit de toucher au réglage du sonomètre, sous peine de poursuites. Les fenêtres et les portes côté bourg doivent être maintenues fermées.

Tout manquement à ces prescriptions entraînera à l’égard du locataire le refus d’une nouvelle  location de la salle.